La exploración e indagación de la información recopilada de investigaciones precedentes ha permitido disponer de ciertos trabajos bibliográficos vinculados directa o indirectamente con las contrataciones electrónicas realizadas a través de un Sistema de Contrataciones Públicas, y las teorías relacionadas a este ítem, tales como firma electrónicas, contratos administrativos, capacidad innovativa del Estado, entre otros.

Conforme el Libro Verde de las Contrataciones Electrónicas de Comisión Europea (2010), la contratación electrónica “es un término general utilizado para designar la sustitución de los procedimientos basados en soporte de papel por el tratamiento y la comunicación mediante TIC a lo largo de toda la cadena de contratación pública. Supone la introducción de procedimientos electrónicos para sustentar las distintas fases del proceso de contratación, es decir, publicación de los anuncios de licitación, suministro del pliego de condiciones, presentación de ofertas, evaluación, adjudicación, pedido, facturación y pago”.

Por lo que, de acuerdo con el Manual de Contratación Pública Electrónica para América Latina: Bases conceptuales, modelo legal, indicadores, parámetros de interoperabilidad. (Abril, 2007), publicado por las Naciones Unidas, un modelo legal de contratación pública electrónica debe contener los siguientes elementos:

• a) Habilitación de usos de soportes electrónicos por parte de la Administración y los particulares en el curso de procedimientos administrativos, incluidos los contractuales.
• b) Mecanismos de identificación y autenticación electrónica para la Administración y los particulares en el curso de procedimientos administrativos, incluidos los contractuales.
• c) Notificación electrónica de las decisiones administrativas, incluidas las contractuales.
• d) Habilitación de Registros de Proponentes y autorización legal al uso de sus certificados.
• e) Catálogo de Bienes y Servicios y autorización legal al uso de sus certificados.
• f) Impugnación y resolución de impugnaciones electrónicas.

Se tiene que el Sistema de Contrataciones Públicas Electrónicas que conviene, debe dirigirse a las diferentes unidades que intervienen en la realización de un procedimiento de contratación, tales como Unidad de Estimación de Costos, Unidad Usuaria, Unidad Contratante, Comisión de Contrataciones, Nivel de Autorización Financiero, así como empresas, que contratan con el Estado (esto varia de acuerdo a cada legislación nacional).

Es por ello que, a continuación se sugieren las actividades que deben ejecutarse a través del prototipo de Sistema de Contrataciones Públicas Electrónicas, dividido en módulos electrónicos diseñados para cada actor interviniente.

MODULO I. CONTRATISTAS, PARTICIPANTES Y OFERENTES.

(Con quien se va a contratar)

1. Inscripción en el procedimiento de contratación.
2. Posibilidad de descarga del Pliego de Condiciones.
3. Solicitud de Aclaratorias.
4.  Acceso al chat de contrataciones, en vivo, con el responsable de la contratación.
5. Revisión del cronograma de contratación, con sus diferentes etapas.
6. Recepción de las respuestas a las Aclaratorias solicitadas vía Web.
7.  Acceso al Foro de Aclaratorias: Donde dispondrán de todas las aclaratorias del procedimiento.
8. Envío de ofertas y documentación a través del sistema. Incorporación del buzón electrónico con la encriptación hasta la hora misma de la apertura.
9. Posibilidad de enviar Carta de Excusa, cuando no pueda presentar oferta para el proceso de contratación donde está inscrito.
10. Notificación de los resultados de la Apertura de Sobres.
11. Notificación en cuanto a la suspensión o terminación del procedimiento de contratación. (situaciones extraordinarias en el procedimiento).
12. Si su oferta económica presenta errores aritméticos o de cantidad, recibirá la notificación, en pro de realizar las correcciones pertinentes.
13. Ratificación de Oferta vía web.
14. Recepción de Notificación de Resultados de adjudicación.
15. Darse por Notificado.
16. Posibilidad de cargar los datos de las fianzas y pólizas solicitadas con motivo de la adjudicación.
17. Firma electrónica del contrato.
18. Recepción de invitaciones a participar.

MODULO II. UNIDAD CONTRATANTE.

(Determina como se va a contratar).

1. Carga de el procedimiento de contratación, datos del procedimiento, cronograma de contratación, Matriz de Evaluación Técnica, entre otros.
2. Publicación del procedimiento de contratación en la página Web.
3. Respuestas a las aclaratorias y solicitudes realizadas por los oferentes.
4. Administración del Foro de Aclaratorias.
5. Evaluación de la documentación para calificar, así como también de la oferta económica.
6. Calificación de los oferentes, legal, (revisión de los documentos cargados por los oferentes), técnica (aplicación de la matriz de evaluación técnica) y financieramente (determinación de la capacidad real de contratación), con los datos cargados en paginas web publicas y las declaraciones juradas consignadas.
7. Suspensión de los procedimientos de contratación.
8. Terminación el procedimiento de contratación-
9. Ampliación de los lapsos del cronograma de contratación, de acuerdo a previa motivación.
10. Acceso al chat de contrataciones con las empresas participantes y oferentes.

MODULO III. NIVEL DE AUTORIZACIÓN /APROBACIÓN FINANCIERO.

(Aprueba la contratación).

1. Aprobación del inicio del procedimiento de contratación.
2. Visualización y verificación de los documentos previamente cargados por la Unidad requirente y complementados por el responsable de la contratación.
3. Posibilidad de declinar el inicio del procedimiento de contratación.
4. Emisión de observaciones referentes a la información cargada del procedimiento.
5. Acceso al Foro de Aclaratorias de todos los procedimientos.
6. Aprobación de los Casos especiales (suspensión o terminación de procesos, ampliación de lapsos).
7. Aprobación de los Resultados de la Evaluación Técnico Económica de los procedimientos de contracción.
8. Remisión de todas las aprobaciones para la consideración e información de la Comisión de Contrataciones.
9. Firma electrónica de notificaciones y contratos.
10. Aprobación en cuanto a la suspensión o terminación de un procedimiento de contratación.
11. Aprobación para ampliar los lapsos del cronograma de contratación.

MODULO IV. COMISIÓN DE CONTRATACIONES.

(Visto bueno de la contratación).

1. Visto bueno del inicio del procedimiento de contratación.
2. Publicación en la página Web del órgano u ente del procedimiento de contratación.
3. Ejecución de la Apertura de la documentación y oferta económica vía Web.
4. Verificación de los documentos cargados por el oferente.
5. Consideración de los Resultados de la Evaluación Técnico- Económica.
6. Revisar observaciones del Nivel de Autorización Administrativo Financiero, en cuanto al inicio, apertura, o resultados de algún procedimiento de contratación.
7. Emisión de pronunciamiento en relación de todos los casos que sometan para su consideración. (suspensión, terminación, ampliación de lapsos).

MODULO V. UNIDAD USUARIA.

(Determina que se va a contratar).

1. Posibilidad de cargar las especificaciones técnicas, partidario y cómputos métricos del procedimiento de contratación.
2. Remisión de esta información al Estimador de Costos, a fin de que este elabore el Presupuesto Base del procedimiento de contratación.
3. Notificación en cuanto a aclaratorias que existan del área técnica.
4. Apoyo a la hora de la evaluación de las ofertas económicas.
5. Revisión de la información de los contratistas inscritos.
6. Realizar observaciones respecto a los procedimientos de contratación.
7. Chat de contrataciones, (aclaratorias técnicas).

MODULO VI. ESTIMADOR DE COSTOS.

(Determina cuánto cuesta la contratación).

1. Elaboración del presupuesto base de la contratación, donde dispondrá dentro de su bandeja de entrada, de las especificaciones técnicas, partidario y cómputos métricos del procedimiento.
2. Conexión con diversas páginas web, a fin de obtener los costos de cada una de las partidas, tales como la Superintendencia de Precios y Costos, Guía de Precios de la Construcción, entre otros.
3. Posibilidad de responder aclaratorias que sean económicas o con respecto a la evaluación de las ofertas.
4. Acceso al Foro de Aclaratorias.
5. Evaluación de ofertas económica vía Web.
6. Revisión y notificación de los errores aritméticos de la oferta.

El objetivo de todas las Administraciones públicas locales debe estar enfocado a elaborar, mediante el análisis del ordenamiento jurídico y comparación con las experiencias internacionales, una propuesta para desarrollar un Sistema de contrataciones públicas, que precise las modalidades de selección de contratistas, realizadas totalmente vía electrónica.

El mensaje es claro… Sustituyamos lo difícil por lo fácil…